بعد از جنگ جهانی دوم، سیستمی تحت عنوان 5S، در ژاپن مطرح گردید. 5S سیستمی برای بهسازی و آراستگی در محیط کار می باشد و هم چنین سیستمی است برای دستیابی به کیفیت عالی در محیط کاری. به عبارت دقیق تر می توان گفت، 5S فنی است که به منظور برقراری و حفظ فضای کیفیتی در یک سازمان بکار گرفته می شود. وجه تسمیه آن پنج کلمه ژاپنی Seiri, Seiton Seiketso, Shitsuke, Seiso است و هدف آن بهسازی فرآیندهای سازمان و حذف اتلاف وقت می باشد. پس از مشاهده‌ی نتایج مطلوب بکارگیری این نظام، به تدریج سایر کشورها نیز اقدام به استفاده از آن نمودند بطوری که تبدیل به یکی از شایع ترین استانداردها در سازمان ها (به خصوص بنگاه های اقتصادی کوچگ و متوسط) گردید.
جدول اساس ساماندهی
|
ميزان نياز |
دفعات نياز (درجه كاربرد) |
روش جايدهي و نگاهداري |
|
كم |
– آنچه در تمام سال گذشته مطلقاً مورد استفاده قرار نداده‌ايد.
– آنچه طي 6 تا 12 ماه گذشته فقط يكبار از آن استفاده كرده‌ايد. |
– دور بريزيد.
|
|
متوسط |
– آنچه طي 2 تا 6 ماه گذشته تنها يك بار برايتان كاربرد داشته
– آنچه بيش از يكبار در ماه كاربرد دارد. |
– در محل كار و در نقطه كانوني نگاه داريد.
– در محل كار و در نقطه كانوني نگاه داريد. |
|
بسيار |
– آنچه هفته‌اي يك بار مورد استفاده‌تان است.
– آنچه هر روز مورد استفاده‌تان است. – آنچه هر روز بارها بكار مي‌گيرد. |
– در محل كار و در نقطه دسترس خود نگهداريد يا لزوماً با خود حمل كنيد.
– در محل كار و در نقطه دسترس خود نگهداريد يا لزوماً با خود حمل كنيد. – در محل كار و در نقطه دسترس خود نگهداريد يا لزوماً با خود حمل كنيد. |
جدول جايدهی و نگاهداری اشياء مورد استفاده
|
اقلام |
جاي نگاهداري آنها |
|
هر چه مورد استفاده مكرر و بسيار است. |
– در دسترس خود قرار دهيد. |
|
آنچه غالباً مورد استفاده است. |
– در محلي قرار دهيد كه از نظر دسترسي، شناخت جا و بازگرداندن به جايشان آسان باشد. |
|
آنچه گاهگاه كاربرد دارد |
– بي‌درنگ پس از كاربرد به جايشان بازگردانيد و از تابلو، تصوير نمايه‌هاي رنگي و وسايل و علامتهاي ديگر براي تشخيص محلشان استفاده كنيد. |
|
اسناد و پرونده‌ها |
– از نظر محل استقرار در قفسه‌ها و از نظر ترتيب استقرار با نمايه‌گذاري رنگي و شماره‌گذاري مشخص كنيد. |
در این بخش، به طور خلاصه نحوه فعالیت های مورد نیاز به تفکیک هر یک از اجزای نظام ارائه می شوند:
سين اول: ساماندهی
به ژاپنی: Seiri
به انگلبسی: Sort
اقدامات:
- شناسايي اقلام ضروري از غيرضروري
- طبقه‌بندي اشياء و دسته‌بندي
- تعيين اولويت نگهداري براي اشياء
- ذخيره‌سازي مناسب بر حسب نياز
- دور ريختن اقلام زايد
اهداف:
- تعيين معيارهايي براي حذف غيرضروري‌ها
- بكارگيری مديريت اولويتها و تعيين اولويتها
- حذف علل آلودگي
فعالیت ها:
- حذف غيرضروری‌ها بر اساس معيارهای تعيين شده
- مبارزه با علل آلودگی مشكلات
- كيزن و استانداردسازی بر اساس اصول
اصول:
- مديريت اولويتها و مبارزه با علل
نمونه فعاليتهایی كه در اين مرحله مي‌بايست انجام پذيرد:
1- دور ريختن اشيايي كه به آنها نياز نداريد.
2- مبارزه با علل آلودگی و نشت.
3- خانه‌تكانی و تميز كردن محل.
4- رفع عيوب و خرابي‌ها
5- بازبينی پوششها و محفظه‌ها بمنظور پيشگيري از نشت و آلودگي.
6- تميز كردن كف محل كار.
7- ساماندهی انبارها.
8- حذف آلودگی و گرد و غبار.
9- حذف نشتهای روغن.
10- كنترل بر روي حضور به موقع افراد.
11- نظارت بر نظم پوششها.
12- حذف وسايل ايجادكننده بی‌نظمی.
13- قوانين انتظامات.
14- در دسترس قرار دادن قوانين نظم.
15- تشكيل كميته انضباطی.
16- توجيه كاركنان انبارها بر حفظ اموال در بحث نظم و ترتيب آنها.
17- تدوين آئين‌نامه نحوه برخورد با ضايعات.
18- تشكيل كميته تشخيص ضايعات.
19- تدوين قوانين راهنمایی و رانندگی در كارخانه (براي عبور ليفتراك، پارك خودروها).
20- فروش مرتب و منظم ضايعات و گزارش‌دهی به كميته 5S و مديریت ارشد سازمان.
سين دوم: نظم و ترتيب
به ژاپنی: Seito
به انگلیسی: Set In Order
اقدامات:
- قرار دادن اشياء در مكان مناسب
- تعيين محل صحيح
- تعيين نحوه استقرار در محل
- رعايت مقررات استقرار نتايج
- پيدا كردن اشياء به سادگي (مكان)
- يافتن اشياء به سرعت (زمان)
اهداف:
- نظم و ترتيب در محل كار
- استقرار و جایدهی مناسب (از لحظ كيفيت، ايمنی، و بازدهی)
- ارتقاء بهره‌وري از طريق حذف زمان تلف شده براي جستجوي اشياء
فعالیت ها:
- تمرين و رقابت در زمينه آوردن و بازگرداندن اشياء
- مرتب كردن محل كار، تجهيزات و اشياء
اصول:
- استقرار و ذخيره‌سازي كاركردي، حذف نياز به جستجو
نمونه فعاليتهايي كه در اين مرحله مي‌بايست انجام پذيرد:
1- استقرار هر چيز در جاي مشخص و مخصوص آن
2- آوردن و بازگرداندن هر چيز در مدت 30 ثانيه
3- استاندارد كردن امور پرونده‌ها
4- نشانه‌گذاري محدوده‌ها و محل استقرار اشياء
5- حذف پوششها و قفلها
6- هر چيز كه زودتر آمده، زودتر مي‌رود.
7- نظم و ترتيب در تابلوي اطلاعات
8- طراحی اعلانات بنحوي كه خواندن آنها آسان باشد.
9- رعايت خطوط مستقيم و زوایای قائمه
10- ذخيره‌سازی و استقرار كاركرد موارد و اشياء مورد نظر
سين سوم: پاكیزه‌سازی
به ژاپنی: Seiso
به انگلیسی: Shine
اقدامات:
- پاكيزه‌سازي محيط كار
- دور ريختن ضايعات
- پاكيزه‌سازي از آلودگي‌ها
- تحت كنترل گرفتن لوازم و محيط
- ازبيني لوازم مصرفي
- كنترل مكانها و اشياء
اهداف:
- دستيابي به ميزان مطلوبي از پاكيزگي، حذف كامل آلودگي‌ها
- شناسايي مشكلات جزيي از طريق بازبيني
- درك پاكيزه‌سازي به عنوان نوعي بازبيني
فعالیت ها:
- به كارگيري 5S به هنگام لزوم
- پاكيزه‌سازي بهتر و دقيق‌تر
- پاكيزه‌سازي و بازبيني تجهيزات و ابزارها
اصول:
- پاكيزه‌سازي به عنوان نوعي بازبيني و درجات مختلف پاكيزگي
نمونه فعاليتهايي كه در اين مرحله مي‌بايست انجام پذيرد:
1- تمرينات سريع 5S
2- مسئوليتهاي فردي
3- آسان‌سازي، پاكيزه‌سازي و بازبینی
4- فعاليتها و مسابقاتی براي تمیز كردن هر چه بهتر
5- مسئوليت تمامي افراد براي پاكيزگي محل كار (اين موضوع در در 5S از اولويت برخوردار است).
6- انجام بازبيني و پاكيزه‌سازي، و رفع مشكلات جزيي
7- پاكيزه كردن محلهايي كه اكثر افراد آنها را نمي‌بينند.
سين چهارم: حفظ و نگهداري – استانداردسازي
به ژاپنی: Seketsu
به انگلیسی: Standardize
اقدامات:
- كنترل و اصلاح دايمي
- پاكسازي
- نظم و ترتيب
- نظافت
- استانداردسازي
- بازديد و مشاهده
- بهره‌گيري از رنگ
اهداف:
- استانداردهاي اجرايي براي تداوم 5S
- مديريت ديداري خلاق بمنظور آشكار شدن ناهمگوني‌ها و موارد غيرعادي
فعالیت ها:
- مديريت ديداري خلاق
- تشخيص و اقدام و سريع و بهنگام
- بكارگيري ابزارهايي (از قبيل دفترچه‌اي راهنما) براي حفظ استانداردها و روند استانداردسازي
- نمايه‌گذاري با رنگها
اصول:
- مديريت ديداري و استاندارد كردن فعاليتهاي 5S
نمونه فعاليتهايي كه در اين مرحله مي‌بايست انجام پذيرد:
1- علامات و نشانه‌هاي تائيدكننده
2- علامت‌گذاري محدوده‌هاي خطر بر روي اندازه نماها
3- برچسبهاي حرارتي
4- علامات نشان‌دهنده جهت
5- برچسبهاي نشان‌دهنده جهت‌هاي باز و بسته كردن
6- برچسبهاي نشان‌دهنده جهت‌هاي باز و بسته كردن
7- برچسبهاي نشان‌دهنده ولتاژ
8- نمايه‌گذاري رنگي لوله‌ها
9- برچسبهاي روغن
10- رنگهاي هشداردهنده
11- علايم مربوط به تجهيزات خاموش‌كننده آتش
12- تمهيدات پيشگيري‌كننده از خطا و اشتباه
13- برچسبهای نشان‌دهنده مسئوليت
14- نمايه‌گذاري و انتظام سيمها
15- علائم مشخص‌كننده انجام شدن بازبيني
16- برچسبهاي نشان‌دهنده ميزان دقت ابزار
17- برچسبهاي نشان‌دهنده حدود
18- نمايه‌گذاري با رنگها
19- استفاده از پوشش‌هاي شفاف
20- پيشگيري از ايجاد صدا و ارتعاش
21- استقرار اشياء به نحوي كه بتوان آنها را “چشم‌بسته” بكار برد و كنترل كرد.
22- تقويم‌ها و سررسيدهای 5S
23- زيباسازی محيط كارخانه‌ها و فضاي اطراف آن مانند پاركها.
سين پنجم: انضباط و فرهنگ‌سازي
به ژاپنی: Shitsuke
به انگلیسی: Sustain
اقدامات:
- آموزش افراد و آگاهی
- آگاهي از مقررات
- ايجاد عادات صحيح
- حضور كليه افراد
- گردهمایی و جلسات كوتاه
- تكرار شفاهي الزامات
اهداف:
- مشاركت كامل در ايجاد عادات صحيح و پيروي از مقررات
- عادت به برقراري ارتباط به نحو صحيح و كنترل نتيجه آن
فعالیت ها:
- اجراي يكي از فعاليتهاي 5S به مدت يك دقيقه
- ارتباط متقابل
- مسئوليتهاي فردي
- تمرين عادات صحيح
اصول:
- شكل‌دهي عادات صحيح و انضباط محيط كار
نمونه فعاليتهايي كه در اين مرحله مي‌بايست انجام پذيرد:
1- پاكيزه‌سازی همگانی
2- تمرين و وقت‌شناسی
3- تمرين نظم و ترتيب
4- پوشيدن كفشهاي ايمني
5- مديريت فضاهاي عمومی و نحوه رفتار در آنها
6- تمرين اقدامات اضطراری
7- مسئوليت فردی
8- تمرين ارتباط و تلفن
9- دفترچه‌ها و كتابهای راهنمای 5S
10- توجه به زيبایی‌ها و رعایت ظواهر
نکته مهمی که باید مورد توجه قرار گیرد این است که بطور کلی در استفاده از استانداردها می بایست همواره از طریق بازرسی های دقیق دوره ای ضمانت اجرایی را افزایش داد تا بتوان استانداردها را از یک حالت صوری و اسمی به صورت کاملاً کاربردی تبدیل نمود و در نهایت از مزایای استاندارد بطور کامل استفاده نمود.
این مطلب توسط آقای سید یاسر شریعت و با استفاده از منابع زیر تالیف شده است.
منابع مورد استفاده در این مطلب:
